Wer bisher nur Handys und PDAs kannte, lernt mit den Smartphones eine weitere Produktgruppe kennen, die die ersten beiden verbindet. Ein Smartphone ist also ein Mobiltelefon und zeitgleich auch ein PDA (Personal Digital Assistant). Im Gegensatz zu den gängigen PDAs sind Smartphones meist schlanker und auch formschöner gestaltet. So benötigen sie nicht mehr so viel Platz und liegen weitaus besser in der Hand. Als Überkategorie für Smartphones kann man die Electronic Organizer nennen, die in der Regel über eine PIM Funktionalität verfügen.
Die Besonderheiten von Smartphones, die diese klar von PDAs und Mobiltelefonen unterscheiden, sind vielzählig. So verfügt ein Smartphone über ein eigenes Betriebssystem, wie beispielsweise Windows Mobile. So kann der Nutzer eines Smartphones selbst neue Programme installieren und vorhandene deinstallieren. Mobiltelefone sind hier weitaus starrer angelegt und bieten im besten Fall ausschließlich die Möglichkeit, durch Java-Anwendungen erweitert zu werden.
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Die zweite klare Unterscheidungsmöglichkeit ist nicht mehr so klar, wie sie einmal war. So verfügen Smartphones meist über einen Touchscreen, der per Finger oder auch Eingabestift bedient werden kann. Da inzwischen aber auch viele Mobiltelefone einen solchen Touchscreen haben, ist dies kein deutliches Unterscheidungsmerkmal mehr.
Mit modernen Smartphones lässt sich die mobile Kommunikation bedeutend erweitern. Texteingabeprogramme können zum Verfassen von Briefen oder Notizen verwendet werden, ein E-Mail Client kann direkt geschäftliche und private E-Mails versenden und per Digitalkamera, die inzwischen beinahe schon serienmäßig in Smartphones integriert ist, lassen sich gute Aufnahmen machen, die oft von denen guter Digitalkameras nicht mehr zu unterscheiden sind.
Das mobile Büro ist mit einem Smartphone also immer dabei. Geschäftskontakte können in einem Adressbuch mit allen Attributen eingetragen werden, direkt angerufen oder auch angemailt werden und die möglichen Zusatzprogramme sind als Erweiterung für den persönlichen Bedarf perfekt. So ist auch das Arbeiten außerhalb des eigenen Büros kein Problem mehr. Manche Smartphones verfügen auch über einen integrierten GPS-Empfänger. Hierdurch ist auch die mobile Navigation mit einem Smartphone möglich und kann besonders für Fußwege in größeren Städten eine große Hilfe sein.
Synchronisieren lassen sich Smartphones meist mit den üblichen Arten von Verbindungen. So verfügen sie meist über W-Lan, Infrarot und auch Bluetooth. Eine USB Verbindung zu einem PC kann in der Regel per Kabel erfolgen. Dies ermöglicht die einfache Synchronisation mit dem Personal Computer, um Geschäftsdaten, die auch unterwegs verfügbar sein sollen, zu übertragen.
Inzwischen ist die Anzahl der am Markt verfügbaren Smartphones kaum noch auszumachen. Vor allem weil bekannte Anbieter wie Nokia, Blackberry oder auch HTC immer wieder neue Modelle entwickeln und diese dem Endnutzer zur Verfügung stellen. Der klare Vorteil, den Smartphones gegenüber Einzelgeräten haben, ist deutlich. So ist es nicht mehr nötig, zwei Geräte mit sich zu führen und auch die Erledigung wichtiger Aufgaben kann schneller erfolgen, wenn hierfür nur ein Gerät verwendet werden muss. Trotz der Tatsache, dass die Bildschirme von Smartphones meist kleiner sind, als die gewöhnlicher PDAs, sind die Eingabeflächen und Zeichen stets gut leserlich und deutlich erkennbar. Es benötigt vermutlich mehr Zeit, sich in die gesamte Funktion eines Smartphones einzufinden, doch ist man einmal an die Arbeit hiermit gewöhnt, bereichert ein Smartphone die eigene Produktivität enorm.